【採用担当者必見】内定率アップの秘訣は採用プロセスにあった！採用計画の作り方とは？

こんな方に読んで欲しい

・採用プロセスの設計方法や改善方法を知りたい。

・採用プロセスの成功事例や失敗例から学びたい。

・採用プロセスを構築・運用する際に必要なツールやノウハウを知りたい。

【代表的な採用プロセス】

全てのステップにおいて誰が？どのように？いつ？対応するか決めておきましょう

　1 採用目標立案（人数・職種・質・時期）

　2 採用したい人材を明確にする

　3 採用基準を作る

　4 求人媒体など募集方法を選定する

　5 求人にかける予算を決める

　6 求人原稿を作る

　7 応募者への対応

　8 履歴書の選考

　9 面接

　10 採用/入社

採用プロセスは、企業が新しい従業員を見つけ、選抜し、雇用するまでの一連の手順です。

このプロセスは、企業の文化や戦略に合致した人材を確保するために不可欠です。

1.1 採用プロセスの役割と重要性

採用プロセスは、企業の成長と直接的な関連があります。適切な人材を確保することで、企業は競争力を高め、イノベーションを促進することができます。

1.2 採用プロセスの種類

採用プロセスには、内部採用、外部採用、リファラル採用など、様々なアプローチがあります。

1.3 採用プロセスの流れ

採用プロセスは、求人広告の作成から始まり、履歴書の選考、面接、内定通知、そして入社に至るまでの一連のステップで構成されます。

効果的な採用プロセスを構築するには、自社のニーズに合わせた明確な目標設定が必要です。

2.1 自社の採用目標を明確にする

採用目標は、企業の長期的なビジョンと連動しているべきです。これには、必要な人材の数や質、採用のタイミングなどが含まれます。

2.2 ターゲット層を明確にする

理想的な候補者がどのような特性を持っているかを理解することが、効率的な採用活動には不可欠です。

2.3 必要なスキルや経験を明確にする

職務に必要なスキルや経験を明確に定義することで、適切な候補者を見つけやすくなります。

2.4 各ステップの目的と役割を明確にする

採用プロセスの各ステップは、特定の目的を持っており、全体のプロセスにおいて重要な役割を果たします。

2.5 効率化できるポイントを見つける

時間とコストを節約するために、プロセスの効率化を図ることが重要です。

採用プロセスの各ステップは、候補者と企業の双方にとって重要な意味を持ちます。

3.1 求人広告

魅力的な求人広告は、適切な候補者を引き寄せるための最初のステップです。

3.2 履歴書・職務経歴書の選考

履歴書の選考は、候補者のスキルや経験を評価するための重要なプロセスです。

3.3 面接

面接は、候補者の人物像や適性を深く理解するための重要な機会です。

3.4 内定・辞退

内定は、候補者が企業の一員になるための最終的なステップです。辞退は、適切でないと判断された場合に行われます。

3.5 入社

入社は、新しい従業員が企業の一員として活動を開始することを意味します。

採用プロセスをゼロから構築する際には、以下のステップを踏むことをお勧めします。

4.1 採用目標の設定

企業のビジョンや目標に合わせて、どのような人材をどれだけ必要としているかを明確にします。

4.2 求人要件の定義

必要なスキル、経験、資格など、求める人材の要件を具体的にリストアップします。

募集するポジションにおいて、貴社にとって理想の人材とは？具体的にイメージしてみましょう

4.3 求人広告の作成

定義した求人要件に基づき、魅力的な求人広告を作成します。オンラインや地域の求人板など、ターゲットとする層が利用する媒体に掲載します。

4.4 応募受付のシステム構築

応募者からの履歴書や職務経歴書を効率的に受け取り、管理するシステムを整えます。

4.5 書類選考の基準策定

応募者の書類を公平に評価するための基準を策定します。

4.6 面接プロセスの設計

書類選考を通過した応募者に対して、一次面接、二次面接など、複数回の面接を行う場合、各面接の目的と評価基準を決めます。

4.7 内定者のフォローアップ

内定を出した後は、入社までの手続きや、入社後のオリエンテーション計画を立てます。

4.8 採用データの分析

採用活動を通じて得られたデータを分析し、次回の採用活動に活かすための改善点を見つけます。

4.9 採用ブランディングの強化

企業の文化や働きがいを伝えることで、魅力的な雇用主としてのブランドを築きます。

4.10 法規制の遵守

採用活動においては、労働法規や平等雇用機会に関する法律を遵守することが重要です。

関西で訪問介護事業を展開する会社を参考にして、採用プロセス構築例をご紹介します。

事業所数：40か所、従業員数：150名

【採用目標の設定】

事業拡大に伴い、次の1年間で訪問介護員を30名増員することを目標にします。

【求人要件の定義】

必要な資格（ヘルパー2級以上）、経験（未経験可）、人物像（コミュニケーション能力が高い、思いやりがある）を明確にします。

【求人広告の作成】

介護業界の求職者が利用するオンラインポータルや地域の求人誌に、企業の理念と求人要件を盛り込んだ広告を掲載します。

【応募受付のシステム構築】

オンラインフォームや専用のメールアドレスを設け、応募者からの書類を効率的に受け取れるようにします。

【書類選考の基準策定】

資格、経験、志望動機を重視した書類選考基準を作成します。

【面接プロセスの設計】

一次面接では人事担当者が、二次面接では事業所の責任者が行い、候補者の適性を評価します。

【内定者のフォローアップ】

内定者に対しては、入社日の調整、必要書類の提出案内、入社前研修のスケジュールを共有します。

【採用データの分析】

応募数、採用数、応募者の属性などのデータを分析し、次回の採用活動に反映させます。

【採用ブランディングの強化】

社内外のイベントへの参加やSNSを通じて、企業の介護に対する姿勢や働きがいを発信します。

【法規制の遵守】

労働基準法や介護保険法など、関連する法規制を遵守しながら採用活動を行います。

採用プロセスをより具体的に策定するためには、以下の情報が整理しておきましょう

1◆事業の詳細◆

事業のミッション、ビジョン、価値観。

事業拡大の具体的な目標（例：サービス地域の拡大、新しいサービスの提供など）

2◆現在の人材構成◆

現在の従業員の職種、役割、スキルセット。

従業員の年齢層、勤続年数、離職率。

3◆採用ニーズ◆

新たに必要とされる職種やスキル。

採用する人数とその理由（例：退職者の補充、新規事業所の開設など）

4◆採用予算◆

採用活動に割り当てられる予算。

広告費用、採用イベント、人材紹介会社への手数料など。

5◆採用スケジュ―ル◆

採用を開始し、完了させる期間。

新規事業所の開設日程や、特定の時期に必要とされる人材の緊急性。

6◆採用方法◆

オンライン採用、キャリアフェア、学校訪問、人材紹介会社の利用など。

採用プロセスにおけるデジタルツールやソフトウェアの利用。

7◆評価基準◆

応募者を評価するための具体的な基準。

応募者のスキル、経験、資格、人物像に関する詳細。

8◆オンボーディングプラン◆

新入社員のトレーニングプログラム。

メンターシップやチームへの統合プロセス。

採用プロセスを効率化するためのツールは、時間とコストの節約に大きく貢献します。

7.1 ATS（採用管理システム）

ATSは、履歴書の選考や面接のスケジューリングなど、採用プロセスを自動化するためのシステムです。

7.2 Web面接システム

Web面接システムは、遠隔地にいる候補者との面接を可能にする便利なツールです。

7.3 AI面接

AI面接は、候補者の非言語的なコミュニケーションや反応を分析するための先進的な技術です。

7.4 タレントプール

タレントプールとは、企業が将来の採用候補となる可能性のある人材の情報をデータベースとして管理し、必要な時に迅速にアプローチできるようにする採用戦略です。このシステムは、特に優秀な人材や、過去に応募してきたが採用に至らなかった人材、または企業に興味を持っているがタイミングが合わなかった人材などを対象にしています。

◆タレントプールの主なメリット◆

【採用ミスマッチの減少】

候補者との関係を維持することで、企業文化への適合性を高め、採用時のミスマッチを減らすことができます。

【採用工数の削減】

既に関係が築かれている候補者に対しては、採用プロセスを迅速に進めることができます。

【採用コストの削減】

広告費や人材紹介会社への手数料などの外部コストを抑えることができます。

◆タレントプールの構築ステップ◆

【目標の設定】

どのような人材をタレントプールに含めるかを決定します。

【データベースの作成】

候補者の情報を収集し、管理しやすい形でデータベースを作成します。

【コミュニケーションの維持】

定期的に候補者とコミュニケーションを取り、関係を維持します。

【データの更新】

候補者の状況が変わった場合には、データベースを更新します。

【活用】

採用ニーズが生じた際に、タレントプールから適切な候補者にアプローチします。

タレントプールの運用には、採用管理ツールやビジネス系SNSなどが利用されることが多く、効率的な採用活動を支援します。タレントプールは、特に人材獲得競争が激化している現代において、企業が優秀な人材を確保し、採用効率を高めるための重要な戦略となっています

採用プロセスを継続的に改善することは、企業の成功に直結します。

8.1 定期的に振り返りを行う

定期的な振り返りは、採用プロセスの効果を評価し、必要な改善点を見つけるために重要です。

8.2 データ分析を活用する

データ分析を通じて、採用活動の効率性や効果を測定することができます。

8.3 外部からの意見を取り入れる

外部の専門家や他の企業の成功事例から学ぶことで、採用プロセスを改善する新たなアイデアを得ることができます。

8.4 従業員エンゲージメントを高める

従業員のエンゲージメントを高めることで、採用プロセスにおけるブランドの魅力を向上させることができます。

従業員エンゲージメントを高めるための具体的な方法

【ビジョンとミッションの共有】

従業員が会社の目標や方向性を理解し、共感することで、一体感を持って仕事に取り組むことができます。

【リーダーシップの質の向上】

リーダーが模範となり、従業員からの尊敬と信頼を獲得することで、チーム全体のモチベーションが向上します。

【社内コミュニケーションの活発化】

オープンなコミュニケーションを促進し、従業員が意見を交わしやすい環境を作ることが重要です。

【従業員の成長機会の提供】

研修やキャリアアップの機会を提供することで、従業員のスキル向上とモチベーションの維持を図ります。

【公平感や納得感のある人事評価制度】

透明性のある評価と適切な報酬体系を整えることで、従業員の満足度とエンゲージメントを高めます。

【福利厚生の充実】

健康的な食事の機会やエクササイズ環境の整備など、従業員の福利厚生を充実させることも効果的です。

これらの方法は、従業員が自分の仕事に対して強い責任感を持ち、積極的に業務に取り組むための環境を作ることに役立ちます。また、従業員が企業文化に満足し、企業への忠誠心を高めることで、離職率の低下や顧客満足度の向上、そして全体的なビジネスパフォーマンスの改善にもつながります

成功した採用プロセスは、企業の成長と発展に大きく寄与します。ここでは、異なる業界の企業がどのように採用プロセスを成功に導いたかを見ていきましょう。

9.1 ベンチャー企業の採用プロセス

ベンチャー企業は、革新的なアプローチと柔軟性を持って採用プロセスを運営しています。例えば、スタートアップ企業では、カルチャーフィットを重視し、候補者が企業の価値観と合致するかを見極めることに注力しています。

【株式会社EXIDEA】

大きな夢に向かっているビジョンを共有することで、採用を成功させています。 1次面接、自社オリジナル筆記テスト、2次面接を経て内定が出されます。遠方の方はオンライン面接も可能で、応募から内定まで約2週間程度かかります

【株式会社PhoneAppli】

働き方改革を推進し、社員のワークライフバランスを重視することで、採用に成功しています。会社説明会、適性検査、一次面接（人事担当）、二次面接（役員）の順で進み、内定までの期間は約3週間です

9.2 大企業の採用プロセス

大企業では、広範囲にわたるリソースと確立されたブランドを活用して、効率的な採用プロセスを実施しています。

【トヨタ自動車】

従業員の定着率を高めるために、社員のモチベーション向上に焦点を当てた採用戦略を展開しています。

キャリア・第二新卒採用への移行を行い、採用戦略を成功させています。またリファラル採用を推進し、現場主導の採用活動を行っています。オウンドメディアを通じてトップの想いやビジョン、職場の雰囲気を発信し、多様性や専門知識を持つ人材の確保に努めています

【マクドナルド】

マクドナルドは社内制度や教育制度の充実を図り、AIをはじめとした業務プロセスの改善に注力しています。SNSやTV・CMでの採用広告を通じて、仕事の価値を訴求しています

【ソフトバンク株式会社】

ポジション別に採用手法を選択し、効率的な採用を実現しています。

9.3 その他の企業事例

【面白法人カヤック】

個性的な採用方法で知られ、クリエイティブな人材を引き寄せることに成功しています。

【Google LLC（グーグル）】

求職者との個別面談を重視し、候補者の価値観やモチベーションを理解することで、社員の満足度を高めています。

これらの事例からわかるように、採用プロセスの成功は、企業の文化や目標に合わせた戦略的なアプローチが鍵となります。また、定期的な振り返りと改善を行うことで、より効果的な採用プロセスを構築することが可能です。採用プロセスの成功は、企業の成長と発展に不可欠な要素であることが明らかです。

中小企業が採用プロセスを改善し、優秀な人材を獲得することに成功した事例を紹介します。

10.1 株式会社グリーンデイズ

◆課題◆

知名度が低く、応募者が集まらない

応募者と求める人物像のミスマッチ

◆対策◆

自社の強みや事業内容を明確に伝える求人広告を作成

応募者との面談を重視し、相互理解を深める

選考基準を明確化し、求める人物像に合致する人材を採用

◆結果◆

応募者数が約3倍に増加

内定辞退率が低下

採用コストが約20%削減

10.2 株式会社ミヤモト家具

◆課題◆

若い人材が応募しない

伝統的な家具業界のイメージが強い

◆対策◆

自社の魅力を伝える動画を作成し、SNSで発信

若い人材向けのイベントを開催

柔軟な働き方を可能にする制度を導入

◆結果◆

20代の新卒採用に成功

社員満足度が向上

10.3 株式会社アール・アンド・ディ

◆課題◆

IT人材の確保が難しい

知名度が低く、優秀な人材に選ばれない

◆対策◆

自社のIT技術や開発環境を積極的にアピール

社員によるブログやSNSでの情報発信

リモートワーク制度を導入

◆結果◆

応募者数が約2倍に増加

優秀なIT人材の採用に成功

10.4 中小企業の採用プロセス改善ポイント

1. 自社の強みや魅力を明確にする

自社が求める人物像を明確にする

自社の強みや魅力を応募者に効果的に伝える

2. 応募者とのコミュニケーションを重視する

面談やイベントを通して、応募者との相互理解を深める

応募者の声に耳を傾け、採用プロセスを改善する

3. 柔軟な採用制度を導入する

リモートワークやフレックスタイム制など、多様な働き方を可能にする

能力や経験に基づいた評価制度を導入する

中小企業は、大企業に比べて資金力や知名度で劣る場合が多いです。

しかし、上記のポイントを意識することで、優秀な人材を獲得することは可能です。

採用プロセス構築において、以下の様な失敗例があります。

11.1 自社の強みや魅力を明確にしていない

・求人広告の内容が曖昧で、応募者が求める人物像とミスマッチ

・自社の強みや魅力を効果的に伝えられず、優秀な人材を引き付けられない

11.2 応募者とのコミュニケーション不足

・面接で一方的に質問するだけで、応募者の話を聞かない

・応募者への連絡が遅く、不安を与える

・選考基準が不明確で、応募者に納得してもらえない

11.3 採用プロセスが複雑で時間がかかる

・応募書類の数が多く、応募者の負担が大きい

・面接の回数が多く、時間とコストがかかる

・内定通知が遅く、優秀な人材を取り逃がす

11.4採用担当者のスキル不足

・面接での質問が適切でない

・応募者の評価基準が曖昧

・内定の出し方が不適切

これらの失敗例を参考に、自社の採用プロセスを定期的に見直し、改善していくことが重要です。

採用プロセスには多くの課題がありますが、それぞれに対する解決策も存在します。

12.1 人材不足

人材不足に対処するためには、採用基準の見直しや、未経験者でも育成可能な環境の整備が有効です。

12.2 採用コスト

採用コストを削減するためには、効率的な採用プロセスの構築や、デジタルツールの活用が求められます。

12.3 採用活動の長期化

採用活動が長期化する問題には、迅速な意思決定とプロセスの簡素化が効果的です。

12.4 採用ミスマッチ

採用ミスマッチを防ぐためには、明確な職務記述と、候補者とのコミュニケーションの強化が重要です。

採用プロセスを成功させるためには、戦略的な計画と継続的な改善が必要です。

また、採用プロセスに関する最新の情報やトレンドに常に注意を払うことが重要です。

13.1 採用プロセスを成功させるためのポイント

採用プロセスを成功させるためのポイントには、明確な目標設定、効率的なプロセスの構築、そして候補者との良好な関係構築が含まれます。

13.2 採用プロセスに関する参考情報

採用プロセスに関する参考情報としては、業界のベストプラクティス、成功事例、専門家のアドバイスなどが有益です。

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